Digitaliseringsguiden

1. Slopa de krångliga mötestjänsterna

Många videotjänster kräver att du laddar ner en app eller ett program, skapar ett konto och kommer ihåg inloggningen till detta konto. Denna tröskel kan kännas hög för medarbetare som inte är vana vid digitala möten. Föreslå istället tjänster som Whereby, där du får en länk till ett chattrum, skickar länken till den du ska ha möte med och klickar på länken på avtalad mötestid – vips så är ni båda inne i mötet utan varken programvara eller lösenord!

2. Slacka till er!

Slack är ett sorts chattkanal för arbetsplatser, som ett komplement till långa och ibland ostrukturerade mailkedjor. I Slack skapar du en chatt för ett specifikt ämne och lägger till de medlemmar som är relevanta (en projektgrupp eller ett lag i kontorets årliga löptävling) och tillsammans kan ni diskutera enkla frågor som inte behöver dras i mail-loopen. Du kan även erbjuda era kunder att få tillgång till en Slack-slinga med er, vilket kan upplevas som mer personligt och serviceinriktat än att bara ge ut era mailadresser.

3. Använd kalendern – men med respekt

Digitala inbjudningar till möten i stil med ”Avstämning 10.00, kommer du? Ja, nej kanske” är smidigt, men ett mail och två mobilnotiser med påminnelser kan lätt växa sig till ett störningsmoment. Alla är heller inte bekväma med att synka kalendrar med sina kollegor, så här gäller att mötas på halva vägen. Fråga dina medarbetare hur de vill att ni gör med mötesinbjudningar och påminnelser – kanske kan det lösas i just en Slack-slinga?

4. Låt PDF bli ditt nya budord…

Datorer, telefoner och surfplattor är olika och visar ibland filer på olika sätt – om de ens öppnar dem. Eftersom alla inte har program som Pages och eftersom Excel-kalkyler kan se helt annorlunda ut på en mobil än på en dator råder den universella regeln: Skicka allt som inte ska redigeras i PDF-format. Då kan alla se och öppna filerna utan problem.

5. … och skicka länkar istället för tunga filer

”Hej! Bifogar projektplanen till kund!”, skriver kollegan och sätter därmed dig i den irriterande situationen att behöva ladda ner en tung fil som du inte behöver, bara för att kunna skicka vidare den till någon annan. Bespara medarbetarna onödig tid framför en snurrande ”Hämtar”-symbol och ladda istället upp filerna i Google Docs eller Dropbox, som du skickar en länk till så låter du mottagaren ladda ner filen därifrån om hen vill. En enkel hushållning med både tid, hårddiskutrymme och energi.